Pilotprogramm für Organisationen – digitale Mitwirkung und Partizipation risikofrei ausprobieren

Partizipative Organisationen sind erfolgreicher

Ob Kundinnen, Mitarbeitende, Mitglieder oder Partner: Organisation stehen vor der Herausforderung, ihren zahlreichen Anspruchsgruppen gerecht zu werden und deren Bedürfnisse in Projekten zu berücksichtigen. Erfahrungen zeigen, dass Organisationen, die mit ihren Anspruchsgruppen in einem aktiven Dialog stehen, erfolgreicher und innovativer sind. Der Grund: Sie können Bedürfnisse von Anspruchsgruppen ganzheitlich aufzeigen, Chancen und Risiken frühzeitig erkennen, Veränderungen breit abstützen sowie innovative Dienstleistungen und Produkte marktgerecht entwickeln.

Für viele Organisation ist der Einbezug der Anspruchsgruppen jedoch mit hohen Zusatzaufwänden und Prozessunsicherheiten verbunden. Erkenntnisse aus dem Dialog mit den Stakeholdern können zudem nicht immer gewinnbringend verwendet werden. Dies führt dazu, dass häufig auf einen Einbezug verzichtet wird.

Um dies zu ändern, hat im Jahr 2017 das Zuger Startup Konova AG die Gesamtlösung «E-Mitwirkung» entwickelt, welche einen effizienten und effektiven Einbezug der Anspruchsgruppen ermöglicht. Die Lösung unterstützt Organisationen bei der Kommunikation der Projekte, beim Einbezug der Anspruchsgruppen (Partizipation) und letztendlich bei der effizienten Auswertung der erhaltenen Rückmeldungen. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen erhalten Organisationen eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage und können Innovation gemeinsam mit ihren Anspruchsgruppen entwickeln.

Dank digitaler Lösung zu einem verbesserten Einbezug

Gestartet ist die «E-Mitwirkung» in den öffentlichen Verwaltung der Schweiz. Gemeinden, Städte und Kantone nutzen die digitale Plattform bereits seit einigen Jahren um Anspruchsgruppen wie Parteien, Verbände, Mitarbeitende oder die breite Öffentlichkeit in politischen oder internen Vorhaben besser einzubeziehen. Mittlerweile ist die Lösung in über 100 Verwaltungen und Organisationen im Einsatz.

Erste Pilotprojekte ausserhalb der öffentlichen Verwaltungen haben gezeigt, dass die Lösung auch bei Organisationen wie Unternehmen, Verbände oder Parteien grosse Mehrwerte erzielt. Aus diesem Grund hat sich die Konova AG entschieden, verschiedene Pilotprojekte durchzuführen. Die Pilotprojekte bieten erfahrungsgemäss beiden Parteien grosse Vorteile: Die teilnehmende Organisation erhält Zugang zu einer innovativen, digitalen Lösung, welche sie aktiv mitgestalten und nutzen kann, die Konova AG wiederum erhält wichtiges Feedback zur Weiterentwicklung im jeweiligen Markt.

FC Basel und Stiftung BSZ machten gute Erfahrungen mit einem Pilotprojekt

Der Verein FC Basel mit seinen über 8’000 Vereinsmitglieder und die Stiftung BSZ mit den rund 1’100 Mitarbeitenden zeigen, dass ein gemeinsames Pilotprojekt zu einer Win-Win-Situation führen kann.

Der Fussballverein stand vor der Herausforderung, eine Statutenrevision bei den Vereinsmitgliedern abzustützen. Ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Die neuen Statuten wurden mehrfach an der Generalversammlung abgelehnt. Dank dem Einbezug der Vereinsmitglieder über die «E-Mitwirkung» konnte dies zum Guten geändert werden. Die Statuten wurden mit einer hohen Zustimmung an der Generalversammlung freigegeben und der Vereinspräsident, Reto Baumgartner, zeigt sich begeistert vom Einsatz der «E-Mitwirkung» im Pilotprojekt. Mehr zum Pilotprojekt erfahren Sie hier.

Auch für Rolf Müller, CEO von BSZ, war das Pilotprojekt ein grosser Erfolg. Die Stiftung im Kanton Schwyz hatte die E-Mitwirkung eingesetzt, damit die Mitarbeitenden bei Strategieprozess der Stiftung mitreden konnten. Das Resultat: Die Mitarbeitenden fühlten sich stärker in den Strategieprozess integriert und es entwickelte sich eine offenere und partizipativere Unternehmenskultur.

Ablauf eines Pilotprojektes

Wie läuft ein Pilotprojekt ab? Gestartet wird mit einem Kick-off Meeting. Die Konova AG zeigt der Organisation, in welchen Themengebieten die digitale Mitwirkung einen Mehrwert bieten kann und was mögliche Chancen sowie Risiken eines Pilotprojektes sind. Anschliessend evaluiert die Organisation ein geeignetes Vorhaben. Dazu gehören z.B. Strategieprozesse, Organisationsentwicklungen, Produkt- und Dienstleistungsentwicklungsprozesse. Darauffolgend werden gemeinsam die Ziele definiert, die nach der Durchführung des Pilotprojektes ausgewertet werden.

Beim Projektabschuss erhält die Organisation eine fundierte Entscheidungsgrundlage, ob die Lösung zukünftig weiter eingesetzt werden soll und welche Weiterentwicklungen gegebenenfalls dafür benötigt werden. Die Konova AG leitet durch den gesamten Prozess, sodass der Aufwand für die jeweilige Organisation klein, der Nutzen hingegen gross ist.