Seit 2021 setzt der Kanton Thurgau auf die Plattform E-Mitwirkung – und hat sich als einer der ersten Kantone entschieden, sämtliche Vernehmlassungen digital und einheitlich abzuwickeln. Im Sinne der kantonalen Digitalisierungsstrategie entstehen dadurch klare Mehrwerte: mehr Effizienz für die Verwaltung und einheitliche Vernehmlassungsprozesse für die externen Anspruchsgruppen.
Im folgenden Interview gibt Karin Enzler, Generalsekretärin des Departements für Bau und Umwelt, Einblicke in die Beweggründe, Erfahrungen und Tipps für andere Kantone.
Der Kanton Thurgau setzt seit 2021 die E-Mitwirkungsplattform ein und hat sich früh entschieden, sämtliche Vernehmlassungen über die E-Mitwirkungsplattform durchzuführen. Was waren die Beweggründe?
Das Amt für Raumentwicklung war im Bereich E-Mitwirkung der Pionier innerhalb der kantonalen Verwaltung Thurgau. Es sah die Chance, die Mitwirkung im Bereich der kantonalen Richtplanung für alle Beteiligten effizienter und übersichtlicher zu gestalten. Das Departement für Bau und Umwelt folgte kurz darauf mit den öffentlichen Vernehmlassungen zu Gesetzesrevisionen. Digitale Prozesse entsprechen einem Kundenbedürfnis. Intern müssen wir weniger manuell aufbereiten und können uns auf die Inhalte konzentrieren.
Inzwischen wird die E-Mitwirkungsplattform bei öffentlichen Mitwirkungen und Vernehmlassungen des Kantons flächendeckend eingesetzt. Im Vergleich zu einer projektspezifischen Nutzung bietet dies z.B. den Vorteil, dass die Prozesse für die Verwaltung aber auch für die Teilnehmenden einheitlich sind.
Wie hat der Kanton Thurgau die Publikation der E-Mitwirkungen gelöst? Werden diese dezentral in den Ämtern oder zentral organisiert? Haben Sie Tipps für andere Kantone, wie die Bewirtschaftung möglichst effizient gelöst werden kann?
Der Kanton Thurgau ist generell eher dezentral organisiert. Die Publikation ist daher Aufgabe des inhaltlich zuständigen Amts. In Ämtern mit vielen Mitwirkungen oder Vernehmlassungen sind die Prozesse eingespielt und der Effizienzgewinn hoch. Über den ganzen Kanton hinweg würde ich jedoch eine zentrale Stelle für die Publikation empfehlen. Sie hat den Vorteil des grösseren Know-Hows und der Routine. Ein Amt, das selten Vernehmlassungen durchführt, braucht mehr Zeit und Unterstützung für die gleichen Schritte – auch wenn die Hilfestellungen auf der Plattform sehr gut sind.
Gab es Rückmeldungen aus der Bevölkerung oder von anderweitigen Vernehmlassungsteilnehmenden zur E-Mitwirkung?
Ganz am Anfang gab es teilweise Fragen zur Handhabung. Inzwischen sind diese sehr selten geworden da die Anwendung selbsterklärend ist. Negative Rückmeldungen haben wir keine erhalten. Wir ermöglichen es aber weiterhin, Stellungnahmen auch per Post oder Mail einzureichen – das Bedürfnis dafür nimmt stetig ab.
Im Vergleich zu einer projektspezifischen Nutzung bietet die flächendeckende Nutzung der E-Mitwirkung z.B. den Vorteil, dass die Prozesse für die Verwaltung aber auch für die Teilnehmenden einheitlich sind.
„Generalsekretärin des Departements für Bau und Umwelt
Welche Ängste oder Vorbehalte gab es zu Beginn bezüglich der E-Mitwirkung, welche mittlerweile nicht mehr vorhanden sind?
Geklärt werden musste die Archivierung der Unterlagen im kantonseigenen Dokumentenmanagementsystem. Vorbehalte gab es auch, ob mit der Mitwirkungsplattform tatsächlich ein Effizienzgewinn für die Verwaltung einhergeht. Der Aufwand für diejenigen Personen, die die Plattform betreuen, ist nicht zu unterschätzen.
Was wird seitens der kantonalen Verwaltung besonders an der E-Mitwirkungsplattform geschätzt?
Eine allgemeine Antwort kann ich hier nicht geben. Persönlich schätze ich, dass die Rückmeldungen strukturierter erfolgen als früher und sich einfach filtern, gruppieren und intern zur Bearbeitung zuteilen lassen. Auch die Kommunikation mit den Teilnehmenden einer Vernehmlassung ist dank diversen Vorlagen einfach.
Wie wurde das Vorhaben intern und politisch getragen? Gab es spezifische Gremien oder Schlüsselpersonen, die das Projekt aktiv unterstützt haben?
Wie eingangs erwähnt, war bei uns das Amt für Raumentwicklung der Treiber. Für die weitere Ausbreitung war entscheidend, dass der Kanton Thurgau punkto Digitalisierung vorwärts machen will – ganz im Sinne der kantonalen Strategie Digitale Verwaltung.
Wie schätzen Sie die Zusammenarbeit mit der Konova AG?
Konova erlebe ich als ein Unternehmen mit ausgeprägter Dienstleistungsbereitschaft, Kundenorientierung und dem Willen, das Produkt immer im Sinne der Kundinnen und Kunden weiterzuentwickeln. Ich schätze insbesondere die regelmässigen Informationsgefässe, an denen man unkompliziert teilnehmen kann und die Möglichkeit, Neuerungen auszuprobieren und eigene Anliegen einzubringen.
Vielen Dank für Ihre Einblicke.
Vereinheitlichung von Vernehmlassungen vorantreiben
Während viele Kantone bereits erste Erfahrungen mit digitalen Vernehmlassungen gesammelt haben, stellt die flächendeckende Einführung über verschiedene Departemente und Direktionen hinweg teilweise noch eine Herausforderung dar. Die Konova AG unterstützt kantonale Verwaltungen mit Prozessberatung und Praxiswissen dabei, diesen Schritt erfolgreich zu meistern und durchgängige, einheitliche Vernehmlassungsprozesse zu etablieren. Interessierte Verwaltungen sind herzlich eingeladen, für einen Austausch mit uns Kontakt aufzunehmen.
