Öffentliche Vorhaben effizient und effektiv kommunizieren
Eine effektive und zielgruppengerechte Kommunikation öffentlicher Vorhaben ist von entscheidender Bedeutung, um die Legitimation und Akzeptanz des Vorhabens zu erhöhen, Risiken zu managen, Anspruchsgruppen einzubeziehen und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu gewinnen. Die Projektkommunikation stellt somit einen wichtigen Faktor für das Gelingen des Projektes und die öffentliche Wahrnehmung dar.
Oftmals ist die professionelle Projektkommunikation eine Herausforderung, da die zeitlichen Ressourcen, das Know-How und die richtigen Werkzeuge fehlen. Aus diesem Grund hat die Konova AG in Zusammenarbeit mit Schweizer Gemeinden und weiteren Organisationen einen Best-Practice Prozess entwickelt. Dabei ist eine Vorlage entstanden, die bei der Strukturierung der Projektkommunikation hilft. Zusätzlich ermöglicht die sofort einsetzbare Plattform «E-Mitwirkung», Projekte effizient an einem zentralen Ort zu kommunizieren und eine Übersicht über laufende und vergangene Vorhaben anzubieten.
Praxisgeprüfte Vorlage für die Projektkommunikation
Vorlage für die strukturierte Projektkommunikation
Laden Sie die kostenlose Vorlage für eine effiziente Projektkommunikation herunter und erhalten Sie Antworten auf diese und weitere Fragen:
- Welche Inhalte sind für die Projektkommunikation relevant?
- Wie kann ich durch eine zielgruppengerechte Kommunikation die Akzeptanz erhöhen?
- Wie strukturierte ich eine Projektwebsite?
Die Vorlage gibt Ihnen eine Best-Practice Struktur für die Projektkommunikation vor, welche insbesondere für die Erstellung einer erfolgreichen Projektwebsite hilfreich ist.
Alternativ können Sie diese auch direkt hier herunterladen.
Projektwebsite als zentraler und gut zugänglicher Kommunikationskanal
Eine effiziente und effektive Projektkommunikation lässt sich idealerweise über eine zentrale Projektwebsite realisieren. Auf dieser Website finden die Anspruchsgruppen alle wichtigen Informationen an einem gut zugänglichen Ort, können sich über aktuelle Entwicklungen informieren und das Projekt verständlich nachverfolgen. Dabei können bestehende analoge und digitale Kommunikationskanäle genutzt werden, um auf die Projektwebsite hinzuweisen und Inhalte anzuteasern.
Durch die Projektwebsite verringert sich der Kommunikationsaufwand, da in erster Linie nur ein zentraler Ort gepflegt werden muss. Gleichzeitig wird ein Informationsgleichstand sichergestellt, da alle relevanten Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar sind.
E-Mitwirkung: Effiziente Plattform für die digital unterstützte Projektkommunikation
Eine Projektwebsite kann in die bestehende Website integriert werden. Allerdings ist die Einrichtung und Pflege oft kompliziert und es besteht die Gefahr, dass die Anspruchsgruppen durch weitere, nicht projektrelevante Themen abgelenkt werden. Zudem ist die Struktur der Website häufig nicht optimal auf die Bedürfnisse der Projektkommunikation ausgerichtet.
Die E-Mitwirkung bietet öffentlichen Institutionen eine einfach zu bedienende Projektkommunikationsplattform. Projektverantwortliche können dabei eigenständig ein neues Projekt erstellen, Inhalte basierend auf bewährten Best-Practice-Prozessen einfügen, die Website veröffentlichen und bei Bedarf die Anspruchsgruppen per E-Mail einladen und über eine integrierte E-Mail-Funktion auf dem Laufenden halten.
Bewährte Plattform für Projektinformation und Partizipation
Die E-Mitwirkung ist eine etablierte Cloud-Plattform, welche von über 120 öffentlichen Institutionen wie Gemeinden, Kantonen oder Verbänden in der Schweiz eingesetzt wird. Die datenschutzkonforme und sichere Lösung wird in der Schweiz betrieben und kann ohne IT-Aufwand sofort genutzt werden.
Häufige Fragen und Antworten zur Projektwebsite
Die Website Ihrer Organisation ist oftmals so ausgelegt, dass Sie eine Vielzahl von Inhalten abbilden muss. Aus diesem Grund ist diese meistens sehr umfassend, enthält verschachtelte Navigationsstrukturen und ist anspruchsvoll und kompliziert in der Bewirtschaftung. Bei einer Projektkommunikation liegt hingegen der volle Fokus auf dem Projekt selbst und die Anspruchsgruppen sollten sich einfach über das Vorhaben informieren können. Hier hilft eine separate Projektwebsite, welche nur relevante Inhalte zum Vorhaben zeigt, einfach zu erstellen und bewirtschaften ist und unter einer eigenen Domain verfügbar gemacht werden kann.
Dank dem einfachen und schnellem Aufsetzen und der standardisierten Plattform eignet sich die Erstellung der Projektwebsite sowohl für kleinere als auch grössere Vorhaben.
Nein, es sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Die Plattform ist so ausgelegt, dass die Bearbeitung einfach und fokussiert auf die Inhalte erfolgt. Die Gestaltung erfolgt dabei automatisch nach den vordefinierten Vorgaben, abgestimmt auf das Corporate Design oder die bestehende Website Ihrer Organisation.
Mit der bereitgestellten Vorlage und der E-Mitwirkungsplattform können die Projektwebsites oftmals selbständig und ohne Beizug einer Agentur erstellt werden. In Vorhaben mit einer sehr grossen Komplexität und Tragweite kann es zusätzlich sinnvoll sein, die Inhalte mit einer Kommunikationsagentur oder mit Public Relations Spezialistinnen und Spezialisten abzustimmen.
Die E-Mitwirkungsplattform wird standardmässig im Abo angeboten. Organisationen können darin eine beliebige Anzahl Projekte erstellen. Die Gebühr ist abhängig von der Grösse Ihrer Organisation und startet bei CHF 250.- / Monat.
