Personalmangel und hohe Arbeitsbelastung gehören für viele öffentliche Verwaltungen zum Alltag. Gleichzeitig sollen Vernehmlassungen, Mitwirkungen und Umfragen professionell durchgeführt werden, ohne dass dafür zusätzliche interne Ressourcen fehlen. Der Rundum-Service der E-Mitwirkung löst genau das: Er lagert die Durchführung an ein spezialisiertes Team aus, das auf digitale Konsultationsverfahren für Verwaltungen spezialisiert ist. Was das konkret bringt, zeigt dieser Beitrag.
Effiziente Einrichtung dank Erfahrung aus hunderten Projekten
Wer eine Vernehmlassung, Mitwirkung oder Befragung zum ersten Mal aufsetzt, verbringt viel Zeit mit Fragen, die andere längst beantwortet haben: Wie strukturiert man die Inhalte sinnvoll? Welche Dialogform ist geeignet, um strukturiertes und qualitatives Feedback einzuholen?
Ein Team, das bereits hunderte Projekte eingerichtet hat, kennt diese Antworten. Statt bei null zu starten, greift die Verwaltung auf bewährte Strukturen und Erfahrungswerte zurück. Das spart nicht nur Zeit bei der Einrichtung selbst, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern, die erst mitten im laufenden Verfahren auffallen.
Dahinter steckt mehr als reines Technik-Wissen. Wer seit Jahren Konsultationsverfahren für Gemeinden, Städte und Kantone begleitet, versteht auch die Abläufe und Zwänge der Verwaltung selbst, von rechtlichen Vorgaben bis zu politischen Sensibilitäten. Dieses Verständnis fliesst direkt in die Einrichtung ein, nicht nur die digitale Umsetzung.
Bessere Verständlichkeit für die Teilnehmenden
Eine Konsultation ist nur so gut wie die Rückmeldungen, die sie einbringt. Und die Qualität der Rückmeldungen hängt massgeblich davon ab, wie verständlich das Verfahren für die Teilnehmenden aufgebaut ist.
Eine Struktur, die konsequent nach Best Practice aufgebaut ist, sorgt dafür, dass Teilnehmende schnell erfassen, worum es geht, und ihre Stellungnahme gezielt abgeben können. Das kommt nicht nur der Bevölkerung zugute, sondern auch der Verwaltung selbst: Klar strukturierte Rückmeldungen lassen sich später deutlich einfacher auswerten als unstrukturierte.
Auswertung, wie sie gebraucht wird
Nicht jede Verwaltung möchte die Rückmeldungen im gleichen Format erhalten. Manche werten direkt in der digitalen Lösung aus und arbeiten dort weiter, andere möchten die Ergebnisse in einem bestimmten Format zugestellt bekommen, etwa als Bericht oder als strukturierte Datenübersicht.
Diese Flexibilität ist beim Auslagern gegeben: Die Auswertung erfolgt entweder direkt in der Lösung oder wird im gewünschten Format bereitgestellt, je nachdem, wie die Ergebnisse im weiteren Verlauf des Projekts gebraucht werden.
Projektplanung und Meilensteine in guten Händen
Ein Beteiligungsverfahren hat feste Fristen: Start- und Enddatum, Einladung der Adressaten, Erinnerungen an Teilnehmende, Auswertung, Kommunikation der Resultate. Wenn diese Aufgaben neben dem übrigen Tagesgeschäft laufen, geht schnell mal ein Termin unter.
Beim Rundum-Service liegt die Verantwortung für Projektplanung und Meilensteine beim ausführenden Team. Nichts geht vergessen, weil die Durchführung nicht nebenbei, sondern als Kernaufgabe betreut wird.
Eine zeitgemässe Teilnahme, ohne Mehraufwand für die Verwaltung
Am Ende profitiert nicht nur die Verwaltung selbst, sondern auch die Bevölkerung und weitere Teilnehmende. Sie erhalten eine zeitgemässe, digitale Oberfläche für ihre Teilnahme an der Konsultation, ganz ohne dass die Verwaltung dafür zusätzlichen Aufwand betreiben muss. Der professionelle Auftritt nach aussen entsteht praktisch nebenbei.
Bewährt in der Praxis
Zahlreiche Gemeinden, Städte und Kantone haben mit dem Auslagern ihrer Vernehmlassungen, Mitwirkungen und Umfragen bereits gute Erfahrungen gemacht, auch bei anspruchsvollen und terminlich eng getakteten Vorhaben. Bettina Rahuel vom Kanton Basel-Stadt bringt es so auf den Punkt:
Dank dem Rundum-Service konnten wir unsere Ressourcen auf die Inhalte des Richtplanes fokussieren, während die E-Mitwirkung umfänglich gegliedert und aufgebaut wurde. Die vorgenommene Strukturierung erleichterte uns signifikant die Auswertung und Bewertung der Stellungnahmen. Die Zusammenarbeit war professionell, effizient und entlastend.
„Projektleiterin, Bau- und Verkehrsdepartement Basel-Stadt
Fazit
Vernehmlassungen, Mitwirkungen und Umfragen auslagern heisst nicht, die Kontrolle über den Inhalt abzugeben. Es heisst, die Durchführung in erfahrene Hände zu legen, damit sich die Verwaltung auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren kann. Einrichtung, Struktur, Auswertung und Terminplanung laufen zuverlässig beim Rundum-Service-Team, während die fachliche Beurteilung der Rückmeldungen und die inhaltlichen Entscheide bei der Verwaltung selbst bleiben.
Falls bei Ihnen eine Konsultation ansteht und Sie mehr über die Auslagerung erfahren möchten, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
