Der Kanton Zürich nutzt die E-Mitwirkung bereits für eine Grosszahl seiner Projekte, erstmals jedoch für die Agglomerationsprogramme. Der Anspruch war, die Effizienz des Vernehmlassungsprozesses signifikant zu steigern.
Ausgangslage
Bis anhin fand die öffentliche Mitwirkung klassisch auf analoge Weise statt, bei der Stellungnahmen per Post oder E-Mail eingereicht wurden. Aufgrund der Vielzahl der beteiligten Akteure und der hohen Zahl von Stellungnahmen hat sich der einwohnerstärkste Kanton der Schweiz für die E-Mitwirkungsplattform entschieden.
Nutzung des Einrichtungsservice
Die Phase der öffentlichen Mitwirkung ist ein wichtiger Meilenstein in der Erarbeitung der Agglomerationsprogramme, die seitens Kanton grosse personelle und finanzielle Ressourcen binden. Um sich voll und ganz auf die inhaltliche Erarbeitung der Programme konzentrieren zu können, entschied sich der Kanton für den Einrichtungsservice von Konova (Betreiberin E-Mitwirkung). Dafür sprachen vor allem zwei Gründe: Zum einen weisen die erarbeiteten Dokumente einen grossen Umfang (Text, Bild- & Kartenmaterial) sowie eine hohe Komplexität aus.
Diese Auslagerung der Projekteinrichtung an Konova ermöglichte es laut Isabell Hofe (Projektleiterin Gesamtverkehrsplanung, Kanton Zürich), die personellen Ressourcen anderweitig im Projekt einzusetzen und sich auf die inhaltlichen Aspekte der Agglomerationsprogramme zu konzentrieren. Bei der professionellen Einrichtung durch Konova konnte man von den Erfahrungen aus anderen umfassenden E-Mitwirkungen profitieren.
Mithilfe der E-Mitwirkung konnten wir den sehr aufwändigen Mitwirkungsprozess der Agglomerationsprogramme mit vielen Beteiligten aus verschiedenen Bereichen gut über die Bühne bringen. Trotz der sehr umfassenden und kleinteiligen Mitwirkungsunterlagen erfolgte die Einrichtung schnell und unkompliziert und hat viel Ressourcen gespart. Die Konova AG hat mich auch bei komplexen Fragestellungen bestens unterstützt und mir jederzeit beratend zur Seite gestanden. Durch die angebotene Auswertungsschulung konnten die Stellungnahmen strukturiert gesammelt, geprüft und beantwortet werden – der Prozess war letztendlich einfach und sehr effizient.
„Projektleiterin Gesamtverkehrsplanung, Kanton Zürich
Effizienter Auswertungsprozess
Bei der Erarbeitung der Agglomerationsprogramme sind viele Personen und Fachstellen involviert. Die Anzahl der Stellungnahmen bewegte sich dann auch im dreistelligen Bereich.
In früheren Generationen hat die öffentliche Mitwirkung nicht digitalisiert stattgefunden, das heisst die Unterlagen wurden auf der Webseite des Kantons aufgeschaltet und Stellungnahmen per E-Mail oder auch per Post eingereicht. Entsprechend aufwändig war es, den Überblick zu behalten und die Beurteilungen durchzuführen.
Deshalb schätzte der Kanton die dank der E-Mitwirkung ermöglichte, strukturierte und effiziente Auswertung umso mehr. Dies wirkte sich im Endeffekt positiv auf die Ressourcen aus, da der Kanton viel Zeit bei der Aufbereitung und Auswertung sparte.
Durch die intelligenten Bearbeitungsfunktionen (z. B. das automatische Erkennen von ähnlichen Rückmeldungen und die Filtermöglichkeiten) konnten die beurteilenden Fachpersonen stringent auf die Stellungnahmen reagieren und auch bei ähnlichen oder denselben Anträgen eine Beurteilung mit demselben Wortlaut einfach und zeitsparend aufsetzen. Das aufwändige Austauschen und Zusammenführen von Excel-Dateien entfiel dadurch komplett.
Wir empfanden es als sehr hilfreich, dass wir während des gesamten Mitwirkungsprozesses Einsicht in die Stellungnahmen hatten und sie nach verschiedenen Kriterien sortieren konnten, um einen Gesamtüberblick zu gewinnen.
„Projektleiterin Gesamtverkehrsplanung, Kanton Zürich
Der Grossteil nutzt die digitale Eingabe der Stellungnahme
Im Vorfeld gab es Bedenken, dass mit der Umstellung auf ein vollautomatisiertes Tool Zugangshürden zu den Unterlagen erzeugt oder zu viele Stellungnahmen abseits des E-Mitwirkungstools in einer nicht direkt editierfähigen Form eingereicht werden. So sind zum Beispiel insbesondere ältere Personen nicht immer technisch affin und könnten Probleme bei der Registrierung im Tool und bei der Übermittlung der Stellungnahmen haben.
Dank der durchdachten Führung, den Mehrwerten sowie der begleiteten Kommunikation wählte die Mehrheit den digitalen Weg zur Erarbeitung und Übermittlung der Stellungnahmen. Die restlichen brieflichen Einwendungen konnten einfach und schnell im Tool erfasst werden, damit diese trotzdem am selben Ort sichtbar waren, einem Beurteiler zugewiesen und entsprechend weiterverfolgt werden konnten.
Über die E-Mitwirkung
In der Schweiz ist die aktive Beteiligung von Bürgern, Interessengruppen und anderen Akteuren an politischen Entscheidungsprozessen ein wesentliches Element der Schweizer Demokratie.
Diverse Kantone verwenden die E-Mitwirkung und sparen damit Ressourcen, Zeit und Kosten. So nutzen beispielsweise die Kantone Obwalden, Schwyz, Thurgau, Zürich, Bern, Luzern und Schaffhausen die digitale Lösung regelmässig für die Vernehmlassung von Agglomerationsprogrammen, Richtplänen oder anderen Raumplanungsinstrumenten.
Neben Vernehmlassungen im Bau- und Planungsbereich kann die Lösung auch als gesamtheitliche Lösung für kantonale Vernehmlassungen (z. B. Gesetzesvernehmlassungen) genutzt werden.
