Digitale Partizipation im Land der Demokratie
Wie wird die digitale Partizipation und Mitwirkung in der Schweiz angewendet? Im Rahmen des digitalen Kommunalkongresses 2021, organisiert durch die Konrad-Adenauer Stiftung, durften wir in Deutschland die Praxis-Erfahrungen beim Aufbau und bei der Nutzung von digitalen Partizipationsplattformen in Schweizer Verwaltungen teilen. Im dem folgendem Artikel stellen wir fünf Praxis-Erkenntnisse vor.
Sofort einsetzbar, ohne aufwändiges IT-Projekt
Öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, bestehende Verwaltungsprozesse zu digitalisieren sowie neue digitale Services bereitzustellen. Die Ressourcen für IT- und Digitalisierungsprojekte sind somit vielerorts für bereits geplante Vorhaben allokiert, das Einführungen von zusätzlichen Plattformen und Services ist daher sehr anspruchsvoll. Bei der Konova AG haben wir festgestellt, dass eine Cloud-basierte Servicelösung dieses Problem entschärfen kann. Für Verwaltungen wird es dadurch möglich, eine digitale Mitwirkungsplattform bereitzustellen, ohne aufwändige IT-Projekte initiieren und Risiken eingehen zu müssen.
Mit einer standardisierten Service-Lösung (SaaS) können die Abteilungen und Ämter der Verwaltungen direkt mit den Mitwirkungsvorhaben starten, ohne vertiefte Abklärungen zu den Themen Datenschutz, Sicherheit, Betrieb und Wartung machen zu müssen. Hohe Investitionen für Weiterentwicklung, wie dies häufig bei Open-Source-Lösungen der Fall ist, entfallen. Die Erfahrungen in der Schweiz zeigen: Die Nutzung einer standardisierten Service-Lösung ist eine grosse Entlastung für die Verwaltungen und ermöglicht, die Digitalisierung schnell, sicher und nutzbringend zu beschleunigen und von Best-Practice Erfahrungen anderer Nutzerinnen und Nutzer zu profitieren.
Gesamtlösung für formelle und informelle Mitwirkungsprozesse
In der Schweiz sind formelle Mitwirkungsprozesse grösstenteils gesetzlich vorgeschrieben (Beispiel im Bundesgesetz über das Vernehmlassungsverfahren). So ist es erforderlich, dass bei grösseren Vorhaben die Anspruchsgruppen im Rahmen einer öffentlichen Mitwirkung oder Vernehmlassung eine Stellungnahme abgeben können. Dieser Prozess der formellen Mitwirkung ist grösstenteils fest definiert und wird bereits häufig angewendet. Immer mehr Verwaltungen und Experten stellen jedoch fest, dass es solche Einbezug bereits in einem früheren Stadion des Vorhabens sinnvoll ist, da dort das eigentliche Vorhaben noch stärker justiert und Chancen und Risiken frühzeitig erkannt werden können.
Während viele Partizipationsplattformen rein den informellen Prozess abdecken, ist es vorteilhaft, eine Gesamtlösung einzusetzen, die sowohl informelle als auch formelle Prozesse abdecken kann. So ist es beispielsweise bei einer gesetzlichen Vernehmlassung wichtig, dass neben Privatpersonen auch Organisationen wie Verbände und Parteien eine Stellungnahme abgegeben können, diese aber nicht automatisch für alle Plattformbesucher öffentlich einsehbar sind. In einer informellen Mitwirkungsphase spielt wiederum der offene Austausch und die kollaborative Lösungsfindung eine wichtige Rollen. In der Gesamtlösung E-Mitwirkung ist es beispielsweise möglich, mehrere Mitwirkungsphasen zu erstellen und so z.B. zuerst eine informelle und anschliessend eine formelle Beteiligung durchzuführen.
Nur wer informiert ist, kann partizipieren
Anspruchsgruppen können erst dann qualitativ in einem politischen Vorhaben mitwirken, wenn Sie verstanden haben, um was es sich in dem jeweiligen Vorhaben handelt. Die vorgelagerte Kommunikation ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine qualitative E-Partizipation. Diese Erkenntnisse teilt auch die Wissenschaft mit dem Grundsatz «Nur wer informiert ist, kann partizipieren». Eine digitale Plattform muss somit nicht nur Mitwirkungsfunktionalitäten, sondern auch Informations- und Dialogfunktionalitäten bieten. Dazu gehört z.B. die integrierte Projektwebsite, ein E-Mail-Dialogmodul, Erklärfilme aber auch Offline-Events wie z.B. Informationsveranstaltungen.
Prozessmehrwerte für Mitwirkungsteilnehmende und die Verwaltung schaffen
Die Einführung eines digitalen Prozesses, wie z.B. die E-Vernehmlassung (elektronische Vernehmlassungsverfahren) oder digitale Bürgerpartizipation, ist häufig mit einem Verhaltenswechsel der Anwenderinnen und Anwender verbunden. Dieser Wechsel wird nur dann akzeptiert, wenn sich sowohl Vorteile für die Mitarbeitenden der Verwaltung als auch Vorteile für die einbezogenen Anspruchsgruppen aus dem neuen Prozess ergeben. Es ist somit äusserst wichtig, bei der Entwicklung einer digitalen Plattform nicht nur den Fokus auf die verwaltungsinterne Prozessabläufe (wie beispielsweise der Einladungs- oder Auswertungsprozess von Rückmeldungen) zu setzen, sondern auch auf die Prozesse der Mitwirkungsteilnehmenden und deren Erfassung der Stellungnahme. Somit kann sichergestellt werden, dass die Mitwirkungsteilnehmenden den digitalen Prozess dem analogen Prozess vorziehen und die digitalen Kanäle zur Erfassung der Stellungnahmen genutzt werden, was wiederum einen Mehrwert für die Verwaltung mit sich bringt.
Am Beispiel der E-Mitwirkung haben wir von Beginn an mit der Bevölkerung, Verbänden, Parteien und Gemeinden gesprochen und sie direkt in die Entwicklung der Lösung einbezogen. Dies führte zu einer hohen Akzeptanz der digitalen Plattform, was schlussendlich einen hohen Effizienzvorteil für die Verwaltung brachte.
Effiziente und kollaborative Auswertung ermöglichen
Wird ein Mitwirkungskanal zugänglicher, bedeutet dies häufig auch, dass eine höhere Anzahl von Rückmeldungen zu einem Vorhaben eintreffen. Für Verwaltungen besteht somit die Herausforderung, diese Rückmeldungen effizient auszuwerten und eine Nachbearbeitung sicherzustellen. Während viele Mitwirkungs- und Partizipationsplattformen sich darauf spezialisieren, eine möglichst einfacher Prozess für die Teilnehmenden zu ermöglichen, werden oft intelligente, unterstützende Auswertungsfunktion für die Verwaltungen im Prozess vernachlässigt. Dies führt dann zu einem erhöhten Mehraufwand auf Seiten der Verwaltung.
Bei der E-Mitwirkung haben wir von Beginn an die Bearbeitungs- und Auswertungsprozesse von Mitwirkungen und Vernehmlassungen gemeinsam mit Gemeinden, Städten und Kantonen analysiert und ein strukturiertes Auswertungssystem entwickelt. Dazu gehört beispielsweise das Filtern von Rückmeldungen, das Zuweisen von Rückmeldungen zur kollaborativen Bearbeitung, das Erkennen von ähnlichen Rückmeldungen oder das automatisierte Erstellen von Berichten. Zusätzlich werden bereits bei der Erfassung der Rückmeldung Massnahmen getroffen. Strukturierte Erfassungsfelder und eine klare Benutzerführung helfen, dass die Rückmeldungen bereits strukturiert und in einer hohen Qualität erfasst werden. Durch die implementierten Prozessen und Automatismen konnte festgestellt werden, dass die Auswertung trotz einer erhöhten Anzahl Rückmeldungen effizienter gestaltet werden kann und somit kein Mehraufwand für die Verwaltung entsteht.
Know-How zu Partizipationsprozessen vermitteln
Eine digitale Mitwirkungsplattform bringt keinen Nutzen, wenn Sie nicht richtig eingesetzt wird. Das Thema «Partizipation» gewinnt bei Verwaltungen an einem immer höheren Stellenwert, für viele stellt es jedoch auch aufgrund fehlender Erfahrungen eine grosse Herausforderung dar. Aus diesem Grund ist es wichtig, Praxiswissen und Methodiken für digitale (und analoge) Mitwirkungs- und Partizipationsprozesse zu vermitteln und die Verwaltungen zu befähigen, selbständig Partizipationsprozesse über eine digitale Plattform zu führen. Dazu zählen insbesondere auch Kompetenzen in den Bereichen Prozessdesign, der begleitenden Kommunikation und dem Verbinden von On- und Offline Beteiligungen.
Während viele Partizipationsplattformen sich auf die reine Tool-Entwicklung fokussieren, ist die Verbindung von Tool und Prozess ein wichtiger Erfolgsfaktor der E-Mitwirkung. Die Online-Academy, Webinare und Veranstaltungen unterstützen die Verwaltungen die Lösung zielführend einzusetzen. Gemeinsam mit dem Ökosystem der E-Mitwirkung, bestehend aus Expertinnen und Experten der Wissenschaft, Kommunikation, Raumplanung und Technologie, werden laufend Best-Practice Ansätze entwickelt und veröffentlicht. Verwaltungen können dadurch auf einen grossen Erfahrungsschatz zugreifen und erhalten Prozess- und Anwendungssicherheit.
