Es gibt verschiedene Möglichkeiten, als öffentliche Verwaltung die Bevölkerung digital einzubeziehen. Während Online-Umfragen seit Jahrzehnten etabliert sind, ist die E-Mitwirkung für viele Verwaltungen neu. Was sind eigentlich die Unterschiede zwischen den zwei Instrumenten?
Ein gemeinsames Ziel: Rückmeldungen zu erhalten
Sowohl Online-Umfragen als auch digitale Mitwirkungen (E-Mitwirkung) haben ein gemeinsames Ziel: Rückmeldungen der Anspruchsgruppen zu einem Thema einzuholen. In einer Gemeinde können dies z. B. Rückmeldungen zum geplanten Dorfzentrum sein, zur Qualität der Gemeindedienstleistungen oder zur Weihnachtsbeleuchtung.
Der erste Unterschied zwischen der Online-Befragung und der E-Mitwirkung zeigt sich bei der Art, wie Rückmeldungen eingeholt werden. Bei der Online-Umfrage geschieht dies standardmässig über Fragestellungen, die nacheinander gestellt werden. Die Befragungsteilnehmenden füllen den Fragebogen sequenziell aus, also von vorne nach hinten. Die Praxis zeigt jedoch immer mehr: Die Teilnehmenden sind nicht mehr bereit, lange Umfragebögen auszufüllen. Oftmals brechen die befragten Personen sogar den Prozess vorzeitig ab.
Bei der E-Mitwirkung hingegen können die Rückmeldungen vielseitiger eingeholt werden. Der Teilnehmende muss sich nicht durch die zahlreichen Fragen durchklicken, sondern kann die für ihn relevanten Themengebiete anwählen und über die interaktiven Rückmeldungsmodulen (z. B. kapitelgenaue Kommentierung von Dokumenten, Platzierung einer Rückmeldung auf einem Plan oder Abgabe einer Idee auf der Dialogwand) interagieren. Optional kann auch ein Dialog unter den Teilnehmenden ermöglicht werden, so können beispielsweise erfasste Ideen gegenseitig bewertet, kommentiert und weiterentwickelt werden.
Effiziente Auswertung der Rückmeldung
Die Rückmeldungen sind eingetroffen, nun geht es an die Auswertung und Beurteilung: Bei der Online-Befragung geschieht dies in der Regel über einen Excel-Export. Der weitere Auswertungsprozess findet dann ausserhalb der Online-Befragung statt. Gerade bei vielen Rückmeldungen ist dies ein aufwändiger Prozess.
Bei der E-Mitwirkung hingegen finden die Auswertung und Beurteilung der Rückmeldungen direkt in der Plattform statt. Die zuständigen Personen können direkt auf der Plattform die Rückmeldungen kollaborativ im Team beurteilen, clustern und direkt ein Mitwirkungsbericht nach Best Practices generieren. Praktische Tools, wie das Erkennen von ähnlichen Rückmeldungen, erleichtern die Auswertung.
Dies entlastet die Verwaltung und ermöglicht eine zeitgemässe und effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung.
Echten Dialog statt einmaliger Einbezug
Die Teilnehmenden wollen wissen, was mit ihrer Rückmeldung passiert und was die nächsten Schritte des Vorhabens sind. Bei Umfragen geht die Ergebniskommunikation und Verarbeitung meistens vergessen. Die Teilnehmenden werden enttäuscht und fühlen sich dadurch nicht ernsthaft einbezogen. Demgegenüber ist bei der E-Mitwirkung der Dialog mit den Teilnehmenden hingegen ein integraler Bestandteil.
Über die personalisierte Teilnehmerantwort können die Teilnehmenden automatisiert über die Ergebnisse informiert werden, auf der integrierten Projektwebsite können Zwischenstände transparent und verständlich dargestellt werden. Gerade bei langfristigen Beteiligungsprozessen können zudem mehrere Beteiligungsphasen durchgeführt werden, wodurch die Teilnehmenden immer wieder einbezogen werden. Die Bevölkerung kann dadurch Entscheidungen besser nachvollziehen und das Projekt besser verfolgen, was die Akzeptanz und Planungssicherheit des Vorhabens erhöht.
Partizipation erfordert Information
Bevor die Teilnehmenden ihre Rückmeldung erfassen, ist es sinnvoll, wenn sie sich vorab zum Thema informieren können. Dies sorgt nicht nur für ein besseres Verständnis bei den Teilnehmenden, sondern auch für qualitativere Rückmeldungen. Bei klassischen Online-Umfragen muss die Projektinformation oftmals extern auf einer separaten Website oder einer Broschüre erfolgen, was die Informationssammlung für die Teilnehmenden erschwert. Bei der E-Mitwirkung kann ihm Rahmen des Vorhabens direkt eine einfache Projektwebsite aufgebaut werden, wo die Teilnehmenden die wichtigsten Informationen zum Vorhaben direkt auffinden können.
Niederschwelligkeit vs. Aussagekraft
Eine Teilnahme an einer Online-Befragung ist in der Regel ohne Registration möglich. Was dabei oftmals vergessen geht, ist die einfache Manipulationsfähigkeit. Teilnehmende können beliebig oft an der Umfrage teilnehmen und die Resultate bewusst manipulieren. Bei der E-Mitwirkung kann eine Registrationspflicht aktiviert werden, wodurch Teilnehmende sich vor der Umfrageteilnahme einfach registrieren können. Bei Bedarf kann die Registration mit dem Bürgerlogin verknüpft werden, wodurch die Echtheit sichergestellt werden kann.
Wie sieht’s mit dem Datenschutz aus?
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Umfragetools, teilweise sogar kostenlose wie Microsoft Forms. Bei Umfragen werden aber oftmals auch Personendaten übermittelt, weshalb Verwaltungen beim Einsatz dieser Tools auch auf das Thema Datenschutz achten müssen. Die oftmals eingesetzten Umfragetools (häufig betrieben aus dem Ausland) entsprechen jedoch oftmals nicht den kantonalen Datenschutzverordnungen und eine transparente Information zum Umgang der Daten gegenüber der Bevölkerung fehlt.
Die E-Mitwirkung wird hingegen sicher in der Schweiz betrieben, die Lösung ist konform nach den kantonalen Datenschutzgesetzen. Ein weiterer Vorteil der E-Mitwirkung gegenüber Umfragetools: Die Mitwirkungen sind an das Erscheinungsbild der Verwaltung angepasst und kommen im professionellen Gewand daher: Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Beteiligung.
Fazit: Ein gemeinsames Ziel, andere Herangehensweise
Die Erläuterungen zeigen auf: Obwohl Online-Befragungen und E-Mitwirkung mit dem Einholen der Rückmeldungen ähnliche Ziele verfolgen, ist der Beteiligungsprozess bei der E-Mitwirkung wesentlich umfassender. Somit stellt sich die Frage, was das Ziel der jeweiligen Beteiligung ist: Bei sehr einfachen, nicht ausgesprochen relevanten Themen kann eine Online-Befragung ausreichend sein, sofern der Datenschutz sichergestellt ist. Bei komplexen Vorhaben (z. B. kommunale Ortsplanung, Überarbeitung der Gemeindeordnung oder der Entwicklung der Gemeindestrategie) mit zahlreichen Rückmeldungen, anspruchsvolleren Inhalten und dem Bedürfnis, die Bevölkerung ernsthaft zu informieren und einzubeziehen, ist die E-Mitwirkung oftmals die bessere Option.
Beim nächsten Vorhaben in Ihrer Behörde ist es somit ratsam, neben der klassischen Online-Befragung auch eine digitale Mitwirkung in Betracht zu ziehen. Neben Mehrwerten für die Teilnehmenden kann die Verwaltung dank der umfassenden Prozessunterstützung stark entlastet werden.
Ein guter Startpunkt bildet ein kostenloses Expertengespräch oder die Teilnahme an einem Webinar, wo konkrete Praxisbeispiele aus anderen Gemeinden oder Kantonen gezeigt werden.
