Der Verein «Myni Gmeind» hat bei 462 Schweizer Gemeinden nachgefragt, wie es um die Digitalisierung in den Gemeinden steht. Was sind die wichtigsten Erkenntnisse der Umfrage und wie können Gemeinden die Digitalisierung konkret vorantreiben? Wir bieten einen Überblick.

Die Digitalisierung und digitale Transformation machen auch vor der Verwaltung keinen Halt. Mit digitalen Prozessen können sowohl Mehrwerte für die interne Verwaltung als auch für die Bürgerinnen und Bürger geschaffen werden. Doch wie steht es um die Digitalisierung in Schweizer Gemeinden? Der Verein «Myni Gmeind» hat zwischen April und Mai 2021 gemeinsam mit der Fachhochschule Nordwestschweiz eine umfangreiche Gemeindebefragung durchführt und dabei 462 Schweizer Gemeinden befragt.

Digitalisierung als Chance

Gemäss der Umfrage sieht ein Grossteil der Verwaltungen die Digitalisierung als Chance. Die Hauptziele sind dabei die Steigerung der Effizienz sowie die Stärkung der Schnittstelle zum Bürger. Die Verwaltungen sind zunehmend gefordert und müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen. Umso wichtiger ist es, wiederkehrende Prozesse effizienter und standardisierter zu gestalten und somit mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben aufwenden zu können.

Auch die Stärkung der Schnittstelle zum Bürger wird immer wichtiger. Während in der Privatwirtschaft die meisten Services über ein Online-Konto verwaltet werden können, hinken die Verwaltungen oft hinterher. Digitale Services können hier helfen, die Bevölkerung vereinfacht in digitale Prozesse einzubeziehen. Durch E-Partizipation und E-Mitwirkung können sich Einwohnerinnen und Einwohner vereinfacht an politischen Vorhaben beteiligen und die Zukunft der Gemeinde mitgestalten. Das ein Bedürfnis für Partizipation besteht, zeigt auch die jährliche Studie «DigitalBarometer», die jährlich durch die Stiftung «Risiko-Dialog» veröffentlicht wird.

Die Steigerung der Effizienz ist die wichtigste Motivation, die Digitalisierung in Gemeinden voranzutreiben. (Quelle: MyniGmeind)

Praxisgeprüfte Lösungen und Kultur als Digitalisierungshürden

Was hindert die Gemeinden daran, die Digitalisierung voranzutreiben? Am meisten genannt wurde die fehlende Verfügbarkeit von marktfähigen Lösungen sowie die Kultur/Widerstände bei den beteiligten Personen, gefolgt vom fehlenden Knowhow.

Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten und Chancen, jedoch auch grosse Ungewissheiten und ein gewisses Risiko zu scheitern. «Das Entwickeln einer offenen Fehlerkultur ist für die Verwaltungen hinsichtlich digitaler Services eine grosse Herausforderung, da fehlgeschlagene Digitalisierungsvorhaben am nächsten Tag in der Presse thematisiert werden.», erläutert Miro Hegnauer, Inhaber und Partner der Konova AG. Um das Risiko zu reduzieren, möchten die Verwaltungen deshalb auf praxisgeprüfte Lösungen setzen. Diese bieten den Vorteil, dass die Lösung auf eine hohe Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzer stosst, Datenschutzfragen geklärt sind und ein langfristiger und professioneller Support sichergestellt ist.

Die Verfügbarkeit von marktfähigen Lösungen und die Kultur sind Hürden bei der Digitalisierung. (Quelle: MyniGmeind)

Akzeptanz für digitale Lösungen schaffen

Gerade die Akzeptanz ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. So bringt es keinen Mehrwert, wenn eine funktionale Lösung eingeführt wird, die jedoch aufgrund fehlender Akzeptanz nicht benutzt wird. Die Praxis zeigt: Die begleitende Kommunikation bei der Einführung einer digitalen Lösung und der frühzeitige Einbezug der betroffenen Stakeholder ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die beteiligten Personen müssen den Nutzen der digitalen Lösung verstehen und einen persönlichen Mehrwert erkennen.

Ein positives Beispiel dafür lieferte der Kanton Zürich. Bei der Einführung der digitalen Vernehmlassungslösung «E-Mitwirkung» wurden sowohl interne als auch externe Pilotdurchgänge durchgeführt und die betroffenen internen Mitarbeitenden frühzeitig in das Projekt involviert. Die Mitarbeitenden konnten so frühzeitig den Nutzen der Lösung spüren, als auch ihre Ideen bereits in einem frühen Stadium einbringen. Mit Erfolg: Die Lösung wurde erfolgreich in Betrieb genommen und schafft Mehrwerte für die Verwaltung und die Bevölkerung.

Digitalisierungsdisziplin als Einzelkampf?

Gemäss der Umfrage sind 60% der befragten Gemeinden der Meinung, dass sie mit der Digitalisierung hinterherhinken. Doch wie kann die Digitalisierung vorangetrieben werden? 40% der befragten Gemeinden setzen dafür auf externe Berater, 36% der Gemeinden gehen die Vorhaben selbständig an und 24% erarbeiten die Digitalisierungsprojekte bevorzugt im Verbund mit anderen Gemeinden oder Städten.

Gemeinden gehen die Digitalisierung oftmals im Alleingang an. (Quelle: MyniGmeind)

Gerade in der sich schnell veränderten Welt der Digitalisierung ist es aus Sicht der Konova AG wichtig, die Digitalisierungsthematik gemeinsam anzugehen. Der Grund: Individuallösungen brauchen oftmals eine lange Entwicklungszeit und sind kostenintensiv.

Miro Hegnauer

Um mit der Digitalisierung Schritthalten zu können, ist es für die Verwaltungen sinnvoll, die Vorhaben gemeinsam voranzutreiben und gegenseitig von den Erfahrungen und Weiterentwicklungen zu profitieren.

Miro Hegnauer
Inhaber/Partner Konova AG

Praxisbeispiel für digitale Transformation

Die digitale Lösung «E-Mitwirkung» ist ein Musterbeispiel für die Etablierung einer innovativen Lösung in Verwaltungen. Seit der Lancierung des Services vor zwei Jahren nutzen bereits über 80 Verwaltungen, darunter Gemeinden, Städte und Kantone die digitale Gesamtlösung für digitale Mitwirkung und Vernehmlassungen.

Die Konova AG hat von Beginn an auf eine standardisierte Lösung für Schweizer Verwaltungen gesetzt. Statt über 2170 unterschiedliche Gemeindelösungen und 26 Kantonslösungen zu entwickeln, nutzen die Gemeinden, Städte und Kantone die gleiche standardisierte Service-Lösung, die direkt aus einer sicheren Cloud bezogen werden kann.

Der grosse Vorteil liegt in der praxisgeprüften Anwendung und der Weiterentwicklung, die automatisch allen Verwaltungen zur Verfügung steht. Dieses Modell hat sich erfolgreich bewährt. Innerhalb von wenigen Wochen können die Verwaltungen mit dem digitalen Service starten, ohne ein komplexes IT-Projekt starten zu müssen. Ein Modell, das gemäss Hegnauer in Zukunft vermehrt zum Einsatz kommt.

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