Gemeinde- und Regionalplanungsverbände sind vielseitig aktiv
In der Schweiz bestehen zahlreiche Regionalplanungs- und Gemeindeverbände, welche die Interessen der Region und den jeweiligen Mitgliedsgemeinden gegen aussen vertreten und gemeinsam die Zukunft der Region gestalten. Von der Wirtschaftsförderung, über Regionalpolitik bis hin zur Regionalplanung: Die Aufgaben sind vielseitig, häufig komplex und erfordern einen starken Einbezug der verschiedenen Anspruchsgruppen wie z.B. die Mitgliedsgemeinden oder die Kantone. Die Verbände sind zwar häufig mit einer Geschäftsstelle organisiert, die Ressourcen sind jedoch knapp. Umso wichtiger ist es, dass die Koordination intern und extern effizient und effektiv ausgeführt werden kann.
Interne und externe Kooperationsprozesse
In einem Regionalplanungs- oder Gemeindeverbände sind häufig zwei Arten von Kooperationsprozesse zu finden. Einerseits interne Abstimmungen unter den Verbandsmitgliedern, beispielsweise bei der Erarbeitung von Konzepten, Positionspapieren oder Stellungnahmen. Andererseits externe Konsultationsprozesse. So zum Beispiel, wenn der Verband selbst Vernehmlassungen und Mitwirkungen durchführt und Privatpersonen und Organisation eine Stellungnahme abgeben können.
Sowohl die internen und externen Kooperationsprozesse haben die Gemeinsamkeit, dass Anspruchsgruppen einbezogen und deren Rückmeldungen ausgewertet und berücksichtigt werden müssen. Diese Prozesse sind häufig aufwendig und zeitintensiv.
Effiziente Arbeitsabläufe sind gefragt
Gerade bei diesen komplexen Kooperationsprozessen ist es hilfreich, wenn diese effizient und effektiv gestaltet werden können. Dabei sollten administrative Tätigkeiten so klein wie möglich gehalten werden können.
Die Digitalisierung schafft hier neue Möglichkeiten. Ein Beispiel ist die digitale Gesamtlösung «E-Mitwirkung», welche von immer mehr Regionalplanungs- und Gemeindeverbänden eingesetzt wird, um sowohl interne als auch externe Anspruchsgruppen einzubeziehen, Rückmeldungen effizient auszuwerten und Erkenntnisse schneller zu gewinnen.
Dass die digitale Plattform keine Zukunftsmusik ist, zeigt beispielsweise der Gemeindeverband «LuzernPlus». Der zentralschweizer Gemeindeverband setzt seit dem Jahr 2020 die digitale Lösung ein, um interne und externe Vernehmlassungen und Mitwirkungen effizient durchzuführen. Die Lösung wird dabei vielseitig eingesetzt. So zum Beispiel bei der Erarbeitung der internen Verbandsstrategie, bei der Erarbeitung des Agglomerationsprogramms oder bei weiteren raumplanerischen Vorhaben.
Die Plattform E-Mitwirkung stellt für uns eine Entlastung in der Verbandsarbeit dar. Wir konnten mühsame administrative Arbeiten reduzieren und arbeiten effizienter mit unseren internen und externen Anspruchsgruppen zusammen.
„Geschäftsführer, LuzernPlus
Mehr als ein Umfragetool
Entwickelt wurde die digitale Plattform «E-Mitwirkung» im Jahre 2017 gemeinsam mit Kantonen und Gemeinden, da diese häufig auch interne und externe Kooperations- und Konsultationsprozesse durchführen und ein Potential auf Effizienzsteigerung bestand. Mittlerweile wird die Lösung schweizweit in Gemeinden, Städten und Kantonen eingesetzt und etabliert sich als Standardlösung.
Die Plattform ist dabei weit mehr als ein Umfragetool. Sie deckt den ganzen Prozess von der Stakeholder-Kommunikation über die Befragung bis hin zur kooperativen Auswertung und Erkenntnisgewinnung ab. So können auch Chancen und Risiken in Vorhaben frühzeitiger erkannt werden, da die Anspruchsgruppen frühzeitig in Planungsvorhaben involviert werden können.
Der Prozess ist einfach und intuitiv: Der Verband stellt auf der Plattform die Unterlagen zum Vorhaben (z.B. Regionales Entwicklungskonzept) bereit, ladet die Anspruchsgruppen wie z.B. Gemeinden automatisiert per E-Mail ein, diese erfassen ihre Rückmeldungen zum Dokument oder der Karte strukturiert auf der Plattform und die Rückmeldungen können anschliessend durch den Verband strukturiert ausgewertet und konsolidiert werden.
Erfahrungen zeigen, dass dadurch eine Vielzahl von den bisher aufwendigen geführten manuellen Prozessen abgelöst werden konnten. So lassen sich im Koordinationsprozess mit den Gemeinden zahlreiche E-Mails, Excel-Sheets und Anrufe einsparen.
Sinnvolle Lösung für kleine und grosse Verbände
Lohnt sich die digitale Lösung nur für grössere Regional- und Gemeindeverbände? Nein, wie Miro Hegnauer, CEO der Konova AG erläutert: «Die Plattform bringt auch in kleineren Verbänden mit einer geringeren Anzahl an Anspruchsgruppen einen Mehrwert, da Vorhaben und Positionen zeit- und ortsunabhängig erarbeitet werden können und die Transparenz erhöht werden kann.» Dies unter anderem auch, da die Plattform keine eigene IT-Infrastruktur benötigt, sofort einsetzbar und intuitiv zu bedienen ist.
Interessierte Verbände finden unter www.e-mitwirkung.ch weitere Informationen. Zudem gibt es die Möglichkeit, die Plattform unverbindlich zu testen und Erfahrungen mit der kooperativen Prozess zu gewinnen.
