Eine kooperative Vorhabensentwicklung hilft, Planungssicherheit zu gewinnen und die Akzeptanz von politischen Vorhaben zu steigern. Doch wie können öffentliche Verwaltungen effizient eine kooperative Entwicklung etablieren und die Anspruchsgruppen in Vorhaben involvieren, ohne Prozesssicherheiten und Mehraufwände in Kauf zu nehmen?
Gemeinschaftlich zu wirken für erfolgreichere Vorhaben
«Kooperativ zu sein bedeutet, gemeinschaftlich zu wirken, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.», so lautet eine der vielen Definitionen zum Wort «Kooperation». Doch wie kann eine kooperative Zusammenarbeit effizient und effektiv in der Praxis etabliert werden, um gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten? Gerade in Verwaltungen, wo häufig viele verschiedene Anspruchsgruppen wie Bürgerinnen und Bürger, Organisationen sowie kommunale, kantonale und nationale Stellen in komplexe Vorhaben involviert sind, stellt sich diese Frage regelmässig. Wird ein komplexes Vorhaben erarbeitet, ist ein Einbezug und eine Kooperation mit den betroffenen Anspruchsgruppen unumgänglich. Dies zeigen verschiedenste politische Vorhaben, wie die Planung der Stadtautobahn in Biel, oder der Bau der «Wasserstadt».
Es gibt inzwischen zahlreiche Beispiele in der Stadt-, Gemeinde- und Quartierentwicklung, die aufzeigen, dass der Einbezug der Bevölkerung und von zivilgesellschaftlichem Engagement an Bedeutung gewonnen hat und dass entsprechende Mitwirkungsmöglichkeiten gewinnbringend sind
„Dozentin und CAS-Studienleiterin am «Institut Vielfalt und gesellschaftliche Teilhabe» der Zürcher Hochschule für angewandte Wissenschaften (ZHAW)
Schrittweiser Einbezug der Anspruchsgruppen sinnvoll
Erfahrungen zeigen, dass bei der Erarbeitung eines politischen Vorhabens die verschiedenen Anspruchsgruppen idealerweise frühzeitig und schrittweise in die Phasen eines Vorhaben einbezogen werden. Dies bietet den Vorteil, dass laufend Chancen und Risiken erkennt werden und das Vorhaben anhand konkreten Erkenntnissen sowohl inhaltlich als auch kommunikativ justiert werden kann. Durch die Ausrichtung an den tatsächlichen Bedürfnissen, Ängsten und Chancen kann die Planungssicherheit, Akzeptanz und Qualität des Vorhabens erfahrungsgemäss stark gesteigert werden. Dieser Prozess schafft Vorteile und Entlastung für alle Beteiligten: Die Verantwortlichen des Vorhabens erhalten konkrete Inputs zu den realen Bedürfnissen, die Kommunikationsverantwortlichen können Argumentarien gezielter aufgrund von Chancen und Risiken aufbauen und die betroffenen Anspruchsgruppen werden direkt ins Vorhaben involviert und werden «Teil des Ganzen».
Wird beispielsweise eine Altersstrategie erarbeitet, können in einer ersten Phase die groben Ziele und Leitsätze definiert werden und in einem engeren Kreis verifiziert werden. In einer zweiten Phase sollen die erarbeiteten Leitsätze in einem erweiterten Gremium validiert werden und die Zustimmung in einem erweiterten Kreis der Anspruchsgruppen abgeholt werden. Aufgrund der Erkenntnisse wird ein Grobkonzept erarbeitet, dass der breiten Bevölkerung als Entwurf zur Vernehmlassung bereitgestellt ist. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen wiederum, das Konzept zu justieren und ein breit abgestütztes Detailkonzept zu erarbeiten.
Aufwand der kollaborativen Zusammenarbeit
Mit einem kooperativen Einbezug kann der «Blindflug» in Projekten stark reduziert werden. Erfahrungsgemäss führt dies über das Gesamtvorhaben zu geringeren Kosten und Aufwand, da weniger «falsche Entscheidungen» getroffen werden.
Eine kooperative Zusammenarbeit ist jedoch mit einem gewissen Aufwand verbunden. Die jeweiligen Anspruchsgruppen müssen in das Vorhaben frühzeitig integriert, eine Anspruchsgruppengerechte Begleitkommunikation muss etabliert und die Rückmeldungen müssen ausgewertet sowie in das Vorhaben integriert werden. Der kooperative Prozess ist zudem in jedem Vorhaben zu definieren, was nicht selten mit einer gewissen Prozessunsicherheit für die Vorhabensverantwortlichen verbunden ist.
Für Verwaltungen stellt sich die Frage, wie Sie vom Nutzen der kooperativen Vorhabensentwicklung profitieren können, ohne zusätzliche Aufwände oder Unsicherheiten zu erhalten.
Digitale Lösungen für effiziente Kooperation
Praxis-Erfahrungen in Schweizer Kantonen, Städten und Gemeinden zeigen auf, dass eine digitale Lösung den Prozess der kooperativen Zusammenarbeit stark vereinfachen und unterstützen kann. In zahlreichen Kantonen, Städten und Gemeinden wird seit einigen Jahren die digitale Mitwirkungslösung «E-Mitwirkung» eingesetzt. Die Gesamtlösung des Zuger Startups Konova AG hat sich darauf spezialisiert, den kooperativen Mitwirkungsprozess gesamtheitlich zu unterstützen, um so die Kooperation und damit die Planungssicherheit in Vorhaben zu verbessern.
Gestartet mit dem Ziel, Vernehmlassungsprozesse in der Verwaltung zu digitalisieren, wird die «E-Mitwirkung» häufig auch für interne und externe Partizipations- und Mitwirkungsprozesse eingesetzt. So können Anspruchsgruppen phasenweise in Vorhaben einbezogen, Rückmeldungen gezielt eingeholt und effizient ausgewertet werden. Über sämtliche Vorhabenschritte können die Anspruchsgruppen über die integrierte Projektwebsite und einen automatisierten E-Mail-Dialog informiert werden.
Für Verwaltungen ist es besonders wichtig, dass der Gesamtprozess von Mitwirkungs- und Vernehmlassungsprozessen abgedeckt ist. Bestehende Umfragetools, Ideenfindungsplattformen oder Kooperationstools wie Microsoft Teams decken diesen Prozess klar nicht ab und erfordern viel Prozess-Knowhow der Verwaltungen wie auch von den beteiligten Anspruchsgruppen.
Mit digitaler, kooperativer Zusammenarbeit starten
Wie können Verwaltungen nun konkret mit der digitalen Kooperation beginnen? Ramon Casutt, der bereits eine Vielzahl von Gemeinden, Städten und Kantonen bei der Bereitstellung der E-Mitwirkung unterstützt hat, rät, mit einem komplexen Vorhaben zu starten. Dabei kann es helfen, zuerst die bestehenden kooperativen Prozesse wie z.B. eine öffentliche Mitwirkung oder eine Vernehmlassung digital effizienter zu gestalten und danach die weiteren Möglichkeiten, wie beispielsweise die interne Kooperation oder die übergreifende Vorhabensentwicklung in Projekt-Teams anzugehen.
Der Einsatz von digitaler Kooperation ist dabei niederschwelliger als vielfach erwartet. Die E-Mitwirkung kann unmittelbar aus einer sicheren Umgebung genutzt werden, benötigt keine IT-Ressourcen, ist kosteneffizient und ist unkompliziert in der Handhabung. So haben Verwaltungen, wie der Kanton Bern oder auch Gemeinden und Städte innerhalb von wenigen Wochen und Monaten mit dem ersten kooperativen Vorhaben erfolgreich gestartet.
Der Vorteil: Mit der schweizweit eingesetzten Standardlösung, einem etablierten Ökosystem mit erfahrenen Projektpartnern und Beispielprozessen aus der Praxis profitieren die Verwaltungen von einem grossen Erfahrungswissen.
Die Revision des Richtplans erfolgte unter sehr grossem Zeitdruck. Die E-Mitwirkung half uns, die Ergebnisse der Mitwirkung möglichst effizient und schnell auszuwerten und die notwendigen Anpassungen am Richtplanentwurf vorzunehmen.
„Vorsteher des Bau- und Raumentwicklungsdepartements, Kanton. Obwalden
Fazit: Kooperative Zusammenarbeit für mehr Planungssicherheit und Akzeptanz
Mit einer kooperativen Arbeitsweise kann der «Blindflug» in der Vorhabensentwicklung beendet werden. Verwaltungen können politische Vorhaben aufgrund konkreten Bedürfnissen und Rückmeldungen effizient erarbeiten und erhöhen die Akzeptanz und Planungssicherheit.
Dank einer digitalen Lösung, wie der E-Mitwirkung, kann die kooperative Zusammenarbeit stark vereinfacht und zusätzliche Mehrwerte geschaffen werden. Beim der digitalen Kooperation handelt es sich nicht mehr um ein risikohaftes Experiment, sondern um einen bewährten und etablierten Prozess. Projektleitende und Kommunikationsverantwortliche werden stark entlastet und erhalten eine erhöhte Prozesssicherheit. Ganz nach der Definition «Gemeinschaftlich zu wirken, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.»
