Online Partizipation und Mitwirkung: Fünf Erfolgsfaktoren für öffentliche Verwaltungen

Ein Praxiseinblick zur digitalen Mitwirkung und Partizipation

Das Thema «Partizipation» wird für Gemeinden, Städte und Kantone immer wichtiger. Gerade bei komplexen Vorhaben wird es vermehrt wichtig, die Anspruchsgruppen frühzeitig in den Planungsprozess zu integrieren, um so eine hohe Planungssicherheit und Akzeptanz zu erreichen.

Durch die Digitalisierung ist es möglich, Mitwirkungsprozesse vereinfacht durchzuführen, zusätzliche Zielgruppen einzubeziehen und qualitativere Rückmeldungen zu erhalten. Doch auf was ist bei einer digitalen Mitwirkung zu achten?

Die folgenden fünf Erfolgsfaktoren zeigen wichtige Praxiserkenntnisse auf und helfen, eine digitale Mitwirkung erfolgreich und zielführend einzusetzen.

#1 Ziele der Partizipation definieren

Der Einsatz einer digitalen Mitwirkung kann unterschiedliche Ziele verfolgen. Je nach Ziel ist der Mitwirkungs- und Kommunikationsprozess entsprechend zu gestalten. Umso wichtiger ist es, den Prozess frühzeitig mit allen relevanten Stakeholdern zu planen. Es ist zu empfehlen, folgende Fragen innerhalb des Projektteams zu stellen:

• Welche konkreten Fragestellungen sollen beantwortet werden?
• Wie gross ist der Gestaltungsspielraum im Projekt? Wo ist eine partizipative Gestaltung möglich?
• Welche Anspruchsgruppen sollen in welcher Phase miteinbezogen werden?
• In welchen Phasen eignet sich eine digitale Mitwirkung?
• Wie kann die Partizipation beitragen, die Akzeptanz und Planungssicherheit des Vorhabens zu erhöhen?

#2 Partizipation erfordert Information (und Dialog)

Die zu erzielenden Mitwirkungsresultate sind stark von der Kommunikationssteuerung abhängig. Beim Aufbau der Kommunikationsstrategie sowie deren Umsetzung sind folgende Fragestellungen hilfreich:

• Soll die Kommunikation möglichst breit oder eher selektiv erfolgen?
  Möchten wir folglich möglichst viele (quantitativ), oder möglichst spezifische Rückmeldungen (qualitativ) erhalten?
• Welche Medien werden genutzt, damit die Anspruchsgruppen von der digitalen Mitwirkung erfahren?
• Wie erhalten die Interessenten einen Überblick über das jeweilige Gesamtvorhaben?

Die Erfahrungen aus einer Vielzahl von kommunalen Mitwirkungsprojekten zeigen: Zusätzlich zur digitalen Mitwirkung hilft eine zentrale Informationsplattform, auf denen die wichtigsten Informationen zum Vorhaben bereitgestellt werden. In der Kommunikation (Medienmitteilung, Amtsblatt, Website der Verwaltung, Social Media) kann anschliessend auf die zentrale und aktuelle Plattform verlinkt werden.

#3 Online- und Offlinepartizipation kombinieren

Online-Partizipation bietet gegenüber der Offline-Partizipation zusätzliche Vorteile. Teilnehmer können sich orts- und zeitunabhängig informieren, einfach und unkompliziert mitwirken. Trotzdem gilt auch bei der Partizipation der Grundsatz, dass Online den Offline-Prozess nicht komplett ablöst, sondern optimal ergänzt. So kann eine digitale Mitwirkung eine optimale Ergänzung zu einer analogen Informationsveranstaltung bieten oder ein Offline-Workshop als Grundlage für eine vertiefte Online-Partizipation dienen. Die richtige Mischung von On- und Offline ist bereits in der Prozessplanung festzulegen.

#4 Die passende digitale Lösung wählen

Mit der steigenden Bedeutung von ePartizipation wächst auch die Anzahl der Tools. Das Spektrum ist dabei gross. Von der App zum Melden von vollen Abfalleimern bis zur Gesamtlösung für digitale Mitwirkungsverfahren. Bei der Auswahl der passenden Lösung helfen folgende Fragestellungen:

• Handelt es sich um eine bewährte Lösung, welche bereits in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wurde? Wurde die Lösung direkt in der Praxis entwickelt?
• Hilft mir die Lösung, den kompletten Mitwirkungsprozess einfacher und effizienter zu gestalten? (Adressatenverwaltung, digitale Einladung, Einholen der Rückmeldungen, effiziente und kollaborative Nachbearbeitung, Erstellung des Mitwirkungsberichtes)
• Berücksichtigt die Lösung die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Prozessvorgaben?
• Bietet die Lösung zusätzliche Mehrwerte für den Mitwirkungsteilnehmenden (Teamfunktion, digitaler Dialog, verständliche Informationsplattform)
• Sind die involvierten Partner (z.B. Planerbüros) mit der Lösung vertraut?

Neben den funktionalen Anforderungen gibt es auch hinsichtlich Implementation und Kosten Unterschiede. So ist es ratsam, eine sofort einsetzbare Weblösung zu wählen, die keine IT-Infrastruktur oder komplexe Installation benötigt. Dies ermöglicht, die Mitwirkung effizient und zeitnah durchzuführen.

#5 Dialog statt Monolog

Die Mitwirkungsteilnehmenden nehmen sich Zeit, um sich mit einem häufig komplexen Thema auseinanderzusetzen und mitzuwirken. Dieser Einsatz soll von der Verwaltung gewürdigt werden. Die Mitwirkenden sollen erfahren, was mit ihrer Stellungnahme passiert und wie der weitere Prozessablauf geplant ist. Durch den Dialog erhöhen die Verwaltungen das Vertrauen sowie die Transparenz und schaffen die Grundlage für eine erhöhte Akzeptanz des Vorhabens.

Die passende Mitwirkungslösung unterstützt die Verwaltung darin, den Dialog mit den Mitwirkungsteilnehmenden effizient und digital unterstützt zu gestalten.

Fazit zur digitalen Mitwirkung

Der Einsatz einer digitalen Mitwirkung ist heute kein Experiment mehr. Neben Kantonen und grösseren Städten setzen auch kleinere Gemeinden auf den digital unterstützen Mitwirkungsprozess. So zum Beispiel bei der Entwicklung eines Entwicklungskonzeptes oder bei Ortsplanungen.

Der digital unterstützte Prozess bietet dabei viele Chancen und Vorteile.

Für die Gestaltung des partizipativen Verfahrens hilft es, den Prozess gemeinsam mit Fachpartnern anzugehen. So arbeiten beispielsweise verschiedene Planungsbüros mit der verbreiteten Gesamtlösung «E-Mitwirkung» und können so neben der planerischen Fachkompetenz auch die Methodenkenntnisse bei der Durchführung einer digitalen Partizipation abdecken.